Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно - что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.
Что это такое?
Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.
В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках - консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис - это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.
В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.
Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.
Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.
Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.
Откуда взялось название?
Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) - задний, а мидл (middle) - средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми - фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис - средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.
Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе
Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».
Мидл офис определяется такими базовыми ролями:
- Контроль качества продукции;
- Юридический отдел;
- Казначейство;
- Управление рисками.
Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть - граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.
Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:
- Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
- Контроль рисков - ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
- Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
- Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.
Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.
Понятие система бэк-офис (back-office) прочно закрепилось в сфере ритейла. Это тот инструмент, который позволяет консолидировать и согласовать все бизнес-процессы. В битве за кошельки покупателей касса - фронт-офис (front-office) - является передней линией. Тылом, который обеспечивает командование, является бэк-офис - торговая система предприятия, охватывающая все процессы, протекающие в магазине - от обеспечения продаж до аналитической отчетности. От того, насколько она будет соответствовать задачам, стоящим перед конкретным предприятием, и насколько эффективно будет работать, зависит, окажется ли владелец магазина победителем в этой битве.
Системы бывают разные
Надо сказать, что сегодня сам термин бэк-офис несколько расплывчат. На Западе под этим подразумевается как управленческая составляющая программного обеспечения, так и бухгалтерская. В России, в силу специфики «национальной бухгалтерии», поставщики программного обеспечения для магазинов постарались от нее отойти, и под бэк-офисом зачастую понимается только та часть, которая отвечает за управление бизнес-процессами. Кроме того, существует разделение back-office и head-office, первое - это торговая программа, установленная в торговой точке, второе - система головного офиса сети магазинов, которая управляет торговыми программами отдельных объектов. Между тем, многие системы предполагают, что head-office одновременно является и back-office, то есть торговая программа, установленная в головном офисе сети, непосредственно управляет процессами, происходящими в магазинах. А когда-то под этим термином подразумевалась просто программа для учета товаров. Впрочем, эти времена давно прошли.
Как отметил Михаил Орлов, продукт-менеджер направления программного обеспечения класса back-office ГК «АТОЛ», современный бэк-офис уже не назовешь просто товароучётной системой:
В наше время бэк-офис - это полноценная , отвечающая за все основные бизнес-процессы на торговом предприятии. Бэк-офисная система должна в себя включать складской учёт, управление взаимодействием с поставщиками, ценообразование, подготовку товара к реализации, дисконт, взаимодействие с , реализацию сетевого обмена, производство, управление персоналом и многое другое. При этом, несмотря на полноту функциональной части, бэк-офис должен быть простым в понимании и управлении, иметь высокую скорость развертывания на торговом объекте и обладать стабильностью и оперативностью обработки различной информации. Немаловажным критерием хорошего бэк-офисного решения является поддержка большого перечня торгового оборудования.
Несмотря на многообразие задач, функции бэк-офиса сводятся к нескольким важнейшим пунктам. Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:
Прежде всего, бэк-офис должен разделять бизнес-процессы предприятия на несколько отдельных процессов, каждый из которых выполняется различными сотрудниками с разными правами доступа к информации. Это позволяет снизить требования к квалификации сотрудников и решает задачи обеспечения безопасности работы с информацией. Главный же плюс такого подхода - в возможности сделать систему максимально гибкой. Например, важнейшая функция бэк-офисной программы - управление розничными ценами. Это не такая простая задача, как может показаться. Цена товара, проданного отдельно, может отличаться о цены товара, проданного в мелкооптовой упаковке. Цена товара может зависеть и от того, какие другие товары покупаются вместе с ним. Наконец, цена может меняться при покупке товара по дисконтной карте и в ходе различных маркетинговых акций. Торговая система должна учитывать все эти моменты. Причём не просто учитывать, а позволять изменением цены оптимизировать прибыль. И это - тоже одна из целей разделения процессов. Иногда в саму учётную карточку товара с его описанием и кодом включают цену, при этом торговая программа теряет гибкость при работе со стоимостью товара. Установление цены товара - это отдельный бизнес-процесс, и для обеспечения всех вышеперечисленных возможностей он должен быть отделён от процесса учёта товара. Важно и отделить определение управленческой политики от процедур ее непосредственного исполнения. Определение политики закупок - это ответственное дело, которым в торговой организации занимается руководство при участии квалифицированных специалистов. Исполнять же ее, то есть применять установленные правила, могут и менее квалифицированные менеджеры. Точно так же политика скидок должна устанавливаться в центре, а исполняться автоматически непосредственно на кассах.
Вторая важнейшая задача программы бэк-офис - отражение того, что происходит в магазине с товарными запасами. На товарные запасы влияют несколько процессов: это поставки товара, продажи, возврат некачественного и непроданного товара. Точное отражение ситуации в магазине создается за счет консолидации в торговой программе информации о товарах, получаемой из нескольких источников: с кассовых узлов, терминалов сбора данных на складе, и т.п. Кроме того, система должна учитывать движение товара внутри предприятия, например, наличие собственного производства. Далее, существуют и неучитываемые «операции», такие как воровство. То есть система должна учитывать реалии и позволять корректировку данных при инвентаризации.
Нужно не просто определить, какие товары были проданы за период - это умеют все товароучетные программы, - уточняет Антон Мурзин. - Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику - и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и если да, насколько полно она используется - ответ на этот вопрос важен для правильной организации товаропотока.
Все перечисленные функции являются стандартными для систем бэк-офис, однако у каждой системы в их реализации существуют и свои особенности, определяющие ее соответствие задачам, стоящим перед конкретным магазином или сетью.
Несомненно, при достаточно формализованных общих операциях каждый формат розничной торговли предъявляет свои требования к бэк-офису - говорит Михаил Орлов. - Допустим, для формата cash-&-carry очень важным является зависимость категории цен от количества покупаемых товаров, для бутиков одежды очень важна возможность вести товарный учет с так называемыми характеристиками товаров (размеры, цвета). Кроме того, например, для данных форматов очень важна дисконтная политика. Хорошая бэк-офисная система должна учитывать все эти требования.
Особые требования к системе предъявляют и сетевые магазины. В частности, к таким требованиям относятся: возможность работы системы в реальном времени с удаленными объектами (либо возможность проводить достаточно частую синхронизацию), возможность автономной работы магазинов при отсутствии связи с центральным офисом и повышенные требования к обеспечению безопасности обмена данными. Например, для этого применяется такое решение, как единый бэк-офис магазинов сети, который хранит базу данных всех торговых точек. Это позволяет исключить одно звено в торговой программе, упрощает и ускоряет работу. Уменьшается объем передаваемой информации, потому что данные поступают только с касс, а база данных на сервере магазина работает автономно. Повышается безопасность, исчезают практически все возможности изменять что-либо в центральной базе данных. Но, разумеется, такой подход имеет и свои минусы, к которым относится несколько меньшая гибкость.
Тенденции рынка
Сегодня основное направление развития на рынке бэк-офисных систем - расширение функций торговой программы для обеспечения полной автоматизации самых различных торговых предприятий. Например, сейчас отмечается тенденция к мультиформатности торговых сетей, и производители программ откликнулись на эту потребность. В частности, такая возможность достигается применением модульной структуры комплекса. При этом каждый модуль реализует свою узкоспециализированную функцию, а заказчик сам выбирает набор необходимых модулей. В случае необходимости расширения возможностей торговой системы просто покупаются дополнительные модули. Еще одно направление развития - необходимость учитывать появление новых технологий. В частности, сегодня повсеместно применяется штрих-кодирование, но уже на подходе технология RFID - радиометки.
Основные тенденции на рынке розницы можно разделить на две составляющие, - поясняет Михаил Орлов. Первая - это понимание, что автоматизация нужна всем, даже самым маленьким торговым предприятиям, вторая - это более высокие требования к функционалу бэк-офиса у крупных торговых сетей. Говоря о первой тенденции, стоит отметить, что у хозяина небольшого магазина гораздо больше оперативной работы и цена ошибки очень высока, а порой критична для всего бизнеса. Если для владельца крупного торгового предприятия главная задача - это стратегическое управление и грамотное делегирование полномочий, то хозяину маленького магазина большую часть работы приходится выполнять самостоятельно. Поэтому и приходит понимание, что верным слугой и помощником будет качественная система управления. Именно благодаря данной тенденции, почти у каждого разработчика бэк-офиса появились решения для малой розницы. Что касается второй тенденции, для руководителя крупного бизнеса уже мало стандартных функций бэк-офиса. Возникает необходимость решать многие задачи в режиме реального времени. Поэтому велика потребность в оптимизации технологий сетевого обмена и в усовершенствованном анализе данных. Учитывая данные требования, разработчики предлагают новые технологии, стремящиеся сделать максимально оперативным процесс решения многих задач, например, технологии Айтида NetHive, УРБД от компании 1С и другие. Что касается наших разработок, то отдельное слово необходимо сказать о технологии Айтида NetHive. Эта технология позволяет значительно ускорить процесс обмена данными в сети магазинов и существенно сэкономить на вложениях в автоматизацию для любого торгового сетевого предприятия. Многие сети магазинов заинтересованы во внедрении этой технологии.
В заключение - еще несколько моментов, которые важны при выборе системы бэк-офис.
Надо понять главное: никакая высокотехнологичная автоматизация не поможет, если не будет четкой организационной структуры и системного подхода к реализации бизнес-процессов - советует Михаил Орлов. - А при выборе бэк-офисной системы, попробуйте ее поставить и сделать стандартные операции (приход, переоценка, выгрузка на кассу). Уже на этом этапе может стать понятно, насколько подходит Вам система.
По мнению Антона Мурзина, система должна быть современной и обеспечивать функционирование бизнеса на протяжении последующих 7-10 лет: это её минимальный срок службы. Поэтому не стоит подвергать риску свой бизнес, выбирая решение, жизненный цикл которого подходит к концу. Легко масштабируемая и наращиваемая - эти качества также необходимы системе, ориентированной на развитие бизнеса.
Кризис, который привел к усложнению получения кредитов, может стать двигателем развития информационных решений в торговле. Сегодняшняя ситуация заставляет компании задуматься об эффективности использования оборотных средств. Решить же вопрос повышения эффективности, не обладая комплексной информационной системой, невозможно.
"Торговое оборудование на Урале" №3/2009 г.
Фронт-офис представляет собой технологию быстрой фиксации всех продаж, чем обеспечивается точность поступающих данных и повышается скорость клиентского сервиса. Функциональная система этого подразделения включает в себя также подготовительные мероприятия образования цен, систему учета товаров , контроль над товарооборотом, ценовую аналитику и наличие товаров в складских помещениях. Специалисты этого офиса, что называется, находятся на передовой. Они представляют лицо компании, от них зависит успех всего предприятия.
Фронт-офису противопоставляют другое понятие - бэк-офис. Дробление офисов может происходить на программном или аппаратном уровне. Одним словом, разделение происходит на одном из устройств, которое имеет различные режимы работы, или на компьютерах. Бэк-офис может осуществлять свою работу, не давая клиенту полной информации, а фронт-офис поддерживает настройки, к примеру, дисконтных карт, учитывает товарооборот и установку цен.
Любая информационная база обладает своим особенным строением и месторасположением терминалов, которые занимаются систематизированием информации. При этом непосредственно терминал может находиться на любом удалении или, наоборот, достаточно близко от бэк-офиса. Отсюда вытекает, что между устройствами устанавливается связь с реальными носителями информационных данных или с помощью интернет-системы.
Взаимодействие
Стоит сказать, что у фронт-офиса, который расположен на удалении, стабильная связь между фронт- и бэк-офисом отсутствует. Их сотрудничество происходит при помощи онлайн верификаторов либо посредством внешних файлов. Иначе говоря, отсутствует надобность в непрерывной связи между офисами, так как ценовое образование для учета розничных товаров происходит в начале дня. Далее осуществляется фиксация товарооборота за рабочий день, а на следующий день осуществляется учет продаж.
В том числе нужно упомянуть, что формирование устойчивой связи между офисами предусматривает применение дорогостоящих программных решений, которые позволяют осуществлять работу в порядке множественных пользователей. Связь временного типа не дает возможности своевременно соотносить, например, цены с картотекой либо получать отчеты о товарообороте на прошедший день. Выбор фронт-офиса напрямую зависит от целей введения автоматизированной системы и нужд клиента.
Что такое бэк офис и фронт офис? Каковы их функции и различия?
Фронт офис (англ. front office) – это структурное подразделение компании, в компетенцию которого входит, прежде всего, работа с клиентам и для клиентов, нежели выполнение второстепенных , таких как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов.
Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.
В компаниях различного профиля к фронт офису относятся разные виды деятельности. Например, в финансовых корпорациях фронт офис ответственен за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).
Менеджеры фронт офиса – это те, кто напрямую обеспечивает прибыль компании. Некоторые ставят под сомнение функцию анализа активов (equity research), т.к. такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться лицом к лицу с клиентами чуть ли не чаще, чем всем остальным. Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они работают в фронт офисе.
Традиционно должности в фронт офисе являются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. В инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там предъявляются очень высокие требования как к формальному образованию, так и к личным качествам.
Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT (администрирование баз данных, служба поддержки), бухгалтерия, отдел кадров. Статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и т.д.
Термин бэк офис происходит от тех времен, когда схема застройки помещений компаний была такова, что на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело), в то время как на «заднем дворе» располагалось собственно производство, административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и т.д. Стоит ли говорить, что руководство компаний всегда стремилось сделать так, чтобы фронт офис производил наилучшее впечатление. Для этого там делали дорогой ремонт, вкладывали деньги в дизайн интерьера.
Территория же бэк офиса нередко была грязноватой, мрачной и не очень ухоженной. За ее презентабельностью особо не следили, т.к. клиенты там все равно не появлялись. Тем не менее, персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой. Наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг.
Важность и значимость бэк офиса нередко недооценивается. Вместе с тем его роль имеет ценность для успеха бизнеса по крайней мере по трем причинам:
- Поддержание репутации компании. В условиях жесткой конкуренции репутация компании крайне важна. Сотрудники бэк офиса, выполняя свою работу, также и поддерживают имя своей фирмы. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, обслуживающий персонал, общаясь с клиентами, оставляют благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить его пожелания.
- Управление рисками. Как правило, топ-менеджеры лениво почитывают готовые финансовые или иные отчеты, особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило рядовым труженикам. Поскольку управленческие решения принимаются на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Соответственно те, кто вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют очень ответственную работу и снижают риск для высшего звена принятия неэффективного решения.
- Вознаграждение. Хотя работники бэк офиса и не генерируют напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее они могут свести на нет усилия своих коллег неэффективной деятельностью и решениями. Кроме того, новые методы экономии или рационализаторские предложения, предложенные бэк офисом, могут прямо или косвенно увеличить прибыль компании.
Если отойти от терминологии менеджмента и говорить несколько цинично, то фронт офис – это крутые ребята в дорогих костюмах, слегка заносчивые и слишком самоуверенные. Фронт офис имеет более презентабельный и представительный вид, чем бэк офис. Сотрудники фронт офиса уверены, что они самые главные, а бэк офис – это переферия, серая зона, место для неярких, посредственных личностей. Зарплата и бонусы отличаются соответственно.
Сегодня термины бэк офис и фронт офис наиболее часто употребляются в контексте инвестиционных банков, где это разделение наиболее четко выражено.
Что такое бэк офис: происхождение и пояснение термина + 3 причины, зачем он нужен вашей фирме + примеры задач бэк офиса в 3 направлениях бизнеса + 2 вида компьютерных программ back-office + 3 проблемы, которые они решают.
Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.
С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.
Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе , вы узнаете из этой статьи.
1. Пояснение термина «бэк офис»
Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.
Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.
Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.
В бек-офис входят такие отделы:
- бухгалтерия,
- отдел кадров,
- администрация фирмы,
- служба поддержки, аналитики,
- статистика и т.д.
По сути, он занимается всеми административными вопросами.
Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.
2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?
История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.
Все здания крупных компаний строились по одному плану…
На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.
Вторая часть здания имела название бэк офис . На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.
Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.
Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.
3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?
Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.
Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:
Репутация фирмы.
На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.
Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.
Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.
Увеличение прибыли.
Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.
Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.
Ответственность за риски в новых сделках.
Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.
Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.
4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности
Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.
3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:
В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, .
Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.
Торговля и сбыт.
В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.
Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.
5. Обязанности работника бэк офиса
Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.
Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.
К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:
- Оформление и регистрация сделки.
- Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
- Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
- Контроль за финансовыми потоками компании.
Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже .
6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?
На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.
Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.
Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.
Существует 2 вида back-office для ПК:
Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.
Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:
Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.
Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.
Автоматический учет и контроль за фирмой.
Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.
Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.
Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.
Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.
Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис , а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.
Обзор работы с таким важным элементом, как
бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:
Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Loading...